Sabtu, 17 Desember 2011

Manajemen Sumber Informasi

Pandangan tentang RIM :
RIM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.
Tipe-tipe dari sumber informasi :
·         Informasi umum
·         informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware.
Informasi sebagai Sumber Strategis :
      Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif. Caranya : Dengan memfokuskan pada pelanggan & membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.
       Arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :
- Informasi yang menerangkan kebutuhan produk
- Informasi yang menerangkan penggunaan produk
- Informasi yang menerangkan kepuasan produk
Perencanaan Strategis untuk RIM :
·         Perencanaan strategis merupakan perencanaan yang paling memerlukan perhatian. Karena memerlukan perkiraan yang matang untuk dapat mencapai tujuan organisasi pada masa sekarang dan akan datang.
·         Gagasan utama dari SPIR adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan sumber-sumber informasi. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk pencapaian tujuan.
·         Perencanaan yang digunakan Top Down :
Langkah pertama adalah menentukan tujuan organisasi kemudian direncanakan aktifitas setiap unit perusahaan.

Pendekatan-pendekatan Top Down :
1. BSP IBM (Business System Planning)
·         Pendekatan studi total
·         Setiap manajer diinterview untuk menentukan kebutuhan informasi,kemudian sistem diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan informasi.
2. CSF (Critical Success Factor)
  • Perencanaan sumber informasi dengan mengidentifikasi kunci keberhasilan yang nenentukan keberhasilan dan kegagalan
3. Transformasi susunan strategis
  • Misi, Tujuan, strategi dari perusahaan merupakan dasar tujuan, batasan, strategi perencanaan sistem.
  • Proses pentransformasian dari susunan strategi organisasi menjadi susunan strategi SIM dinamakan proses perencanaan strategi SIM
    Usaha-usaha yang diperlukan untuk mencapai IRM yang sukses adalah :
    -Perusahaan berusaha untuk menggunakan informasi untuk mencapai keuntungan kompetitif.
    -Para eksekutif harus menyadari bahwa pelayanan informasi sebagai area fungsional.
    -Para eksekutif harus mengakui keberadaan CIO
    -Para eksekutif harus memasukkan sumber-sumber informasi dalam perencanaan strategi.
    -Adanya perencanaan strategi formal untuk sumber-sumber informasi
    -Perencanaan strategis juga mengatur pemakai komputer.

Manajemen dan Strategi End User Computing

Tugas perusahaan adalah memilih atau menetapkan kebijaksanaan end-user computing yang memberikan fleksibitas/ kemudahan kepada user untuk melakukan sesuatu yang baru dalam penggunaan komputer dan  juga harus menetapkan kontrol untuk memastikan bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.

Suatu strategi yang sudah dikenal adalah penetapan atau pembangunan pusat informasi, ini merupakan pemecahan yang dapat diimplemestasikan dengan efisien, namun hal ini harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang mendasar dari sifat-sifat yang telah permanen. Satu contoh perubahan yang mendasar adalah pelayanan informasi melepaskan tugas sebagai pemrosesan dan ia diberi tugas khusus untuk mengontrol jaringan. 


Kamis, 01 Desember 2011

Siklus Hidup Sistem

Dasar Perencanaan Sistem Informasi Berbasis Komputer
Implementasi sistem informasi berbasis komputer merupakan aktivitas yang berskala luas yang melibatkan orang dan fasilitas yang banyak, uang dan peralatan dalam jumlah yang besar, dan waktu yang panjang.
Perencanaan Sistem Informasi Berbasis Komputer juga mempunyai manfaat, yaitu:
  • Memberikan dasar pengontrolan.
  • Mendefinisikan lingkup proyek;
  • Mengatur urutan tugas;
  • Mengetahui bidang masalah yang potensial;
Siklus Hidup Sistem ( System Life Cycle-SLC)
System Life Cycle (SLC) adalah proses evolusi yang diikuti oleh pelaksanaan system informasi dasar-dasar atau subsistem. Telah ada pendekatan implementasi tradisional sepanjang era komputer, dan ada perjanjian umum antara ahli-ahli komputer sehubungan dengan tugas-tugas yang dilaksanakan. Adalah penerapan pendekatan sistem untuk pengembangan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. Sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem.
Berbagai metodologi SLC telah dikembangkan untuk memandu proses yang terlibat termasuk model air terjun (asli metode SLC), pengembangan aplikasi cepat (RAD), pengembangan aplikasi bersama (JAD), maka air mancur model dan spiral model.Umumnya, beberapa model digabungkan ke dalam beberapa jenis hibrida metodologi. Dokumentasi sangat penting berapapun jenis model dipilih atau dibuat untuk setiap aplikasi, dan biasanya dilakukan bersamaan dengan proses pembangunan. Beberapa metode kerja lebih spesifik untuk jenis proyek, tetapi dalam analisis terakhir, faktor yang paling penting bagi keberhasilan suatu proyek dapat seberapa dekat rencana tertentu diikuti.
Beberapa SLC terdapat dalam perusahaan yang menggunakan komputer, mungkin ada seratus atau lebih. Pada kenyataannya SLC adalah sarana yang digunakan oleh manajemen untuk melaksanakan rencana strategis. Konsep life cycle menjadikan segala sesuatu yang tumbuh, menjadi dewasa setiap waktu dan akhirnya mati. Pola ini digunakan untuk sistem dasar komputer seperti subsistem pemrosesan data atau SSD.

Fase perencanaan :

Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS, yaitu :
·               Menentukan lingkup dari proyek
Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang terlibat dan mana yang tidak ? Hal tersebut akan memberikan perkiraan awal dari skala sumber daya yang diperlukan.
·               Mengenali berbagai area permasalahan potensial
Akan menunjukkan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya, sehingga hal tersebut dapat dicegah.
·               Mengatur urutan tugas
Banyak tugas-tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem. Tugas tersebut diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan agar efisien.
·               Memberikan dasar untuk pengendalian
Tingkat kinerja metode pengukuran tertentuharus dispesifikasikan sejak awal.

Langkah-langkahnya
1.            Menyadari masalah
2.            Mendefinisikan masalah
3.            Menentukan tujuan sistem
4.            Mengidentifikasi kendala sistem
5.            Membuat studi kelayakan
6.            Menyiapkan usulan penelitian sistem
7.            Menyetujui atau menolak proyek penelitian
8.            Menetapkan mekanisme pengendalian

Fase Analisis dan Disain :

Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui.
Adapun tahapannya yaitu :
1.            Mengumumkan Penelitian Sistem
Manajer khawatir terhadap penerapan aplikasi komputer baru yang mempengaruhi kerja para pegawainya. Sehingga perlu dikomunikasikan kepada para pegawai tentang :
a.      alasan perusahaan melaksanakan proyek
b.      bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.
2.            Mengorganisasikan Tim Proyek
Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif daripada berperan pasif. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai sebagai pemimpin proyek dan bukannya spesialis informasi.
3.            Mendefinisikan Kebutuhan Informasi
Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi (wawancara, pemgamatan, pencarian catatan, dan survei).
Dari semua metode tersebut, wawancara perorangan lebih disukai, dengan alasan :
·               Menyediakan komunikasi dua arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh.
·               Dapat meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari pihak spesialis maupun pihak pemakai.
·               Dapat menjalin kepercayaan antara pemakai dan spesialis informasi.
·               Memberi kesempatan bagi peserta proyek untuk mengungkapan pandangan yang berbeda bahkan bertentangan.
Dokumentasi dapat berupa flowchart, diagram aliran data (data flow diagram), dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. Istilah kamus proyek sering digunakan untuk menggambarkan semua dokumentasi yang menjelaskan suatu sistem.
4.            Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem
Langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem. Misalkan,
·               Laporan harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas dan tampilan komputer;
·               Laporan harus tersedia tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan;
·               Laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya actual dengan anggarannya baik untuk bulan lalu maupun sepanjang tahun hingga sekarang (year to date).

5.            Menyiapkan Usulan Rancangan
Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Dalam hal ini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan kungan bagi keputusan tersebut termasuk di dalam usulan rancangan.
6.            Menerima atau Menolak Proyek Rancangan
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya kembali atau mungkin proyek ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ke tahap rancangan.

Secara diagram tahapan analisis tampak pada Gambar 8.3. sedangkan contoh format untuk dokumen usulan rancangan, yaitu sebagai berikut :
1.      Ikhtisar eksekutif
2.      Pendahuluan
3.      Definisi masalah
4.      Tujuan dan kendala sistem
5.      Kriteria kinerja
6.      Berbagai alternatif sistem yang mungkin
7.      Rancangan proyek yang disarankan
7.1.Tugas-tugas yang harus dilaksanakan
7.2.Kebutuhan sumber daya manusia
7.3.Jadual kerja
7.4.Perkiraan biaya
8.      Dampak yang diharapkan dari sistem
8.1. Dampak pada struktur organisasi perusahaan
8.2. Dampak pada operasi perusahaan
8.3. Dampak pada sumber daya perusahaan
9.      Rencana pengembangan umum (tahap analisis, rancangan dan penerapan)
10.  Ikhtisar
Fase Implementasi :
Fase ini melibatkan beberapa spesialis informasi tambahan yang mengubah desain dari bentuk kertas menjadi satu dalam hardware, software, dan data. Pelaksanaan adalah penambahan dan penggabungan antara sumber-sumber secara fisik dan konseptual yang menghasilkan pekerjaan sistem. Dalam tahap ini, desain yang sudah diterjemahkan ke dalam kode.Program komputer yang ditulis menggunakan bahasa pemrograman konvensional atau aplikasi generator. Alat pemrograman seperti kompiler, Juru, Debuggers digunakan untuk menghasilkan kode. Berbagai bahasa pemrograman tingkat tinggi seperti C, C ++, Pascal, Java digunakan untuk coding. Sehubungan dengan jenis aplikasi, hak bahasa pemrograman yang dipilih.

Fase operasi :

Tahap penggunaan terdiri dari 5 langkah, yaitu :
  1. Menggunakan sistem
Pemakai menggunakan sistem untuk mencapai tujuan yang diidentifikasikan pada tahap perencanaan.
  1. Audit sistem
Setelah sistem baru mapan, penelitian formal dilakukan untuk menentukan seberapa baik sistem baru itu memenuhi kriteria kinerja. Studi tersebut dikenal dengan istilah penelaahan setelah penerapan (post implementation review). Hasil audit dilaporkan kepada CIO, SC MIS dan pemakai. Proses tersebut diulangi, mungkin setahun sekali, selama penggunaan sistem berlanjut.

  1. Memelihara sistem
Selama manajer menggunakan sistem, berbagai modifikasi dibuat sehingga sistem terus memberikan dukungan yang diperlukan. Modifikasinya disebut pemeliharaan sistem (sistem maintenance). Pemeliharaan sistem dilaksakan untuk 3 alasan, yakni :
a.      Memperbaiki kesalahan
b.      Menjaga kemutakhiran sistem
c.       Meningkatkan sistem

  1. Menyiapkan usulan rekayasa ulang
Ketika sudah jelas bagi para pemakai dan spesialis informasi bahwa sistem tersebut tidak dapat lagi digunakan, diusulkan kepada SC MIS bahwa sistem itu perlu direkayasa ulang (reengineered). Usulan itu dapat berbentuk memo atau laporan yang mencakup dukungan untuk beralih pada suatu siklus hidup sistem baru. Dukungan tersebut mencakup penjelasan tentang kelemahan inheren sistem, statistik mengenai biaya perawatan, dan lain-lain.
  1. Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rekayasa ulang sistem dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.




Prototipe (Prototyping).
Prototype memberikan ide bagi pembuat dan pemakai potensial tentang cara sistem berfungsi dalam bentuk lengkapnya. Proses akan menghasilkan prototype (prototyping).
Daya tarik prototype, yaitu :
a.            Komunikasi antar analis sistem dengan pemakai membaik.
b.            Analis dapat bekerja dengan lebih baik dalam menentukan kebutuhan pemakai.
c.             Pemakai berperan lebih aktif dalam pengembangan sistem.
d.            Lebih efisien dan dapat menghemat biaya pengembangan.
e.            Penerapan lebih mudah.

Potensi kegagalan prototype, yaitu :
a.            Bersifat tergesa-gesa.
b.            Berharap sesuatu yang tidak realistis dari sistem operasionalnya.
c.             Prorotipe I tidak efisien terhadap sistem yang dikodekan dengan bahasa pemrograman.
d.            User interface tidak mencerminkan teknik perancangan yang baik.
Penerapannya mempunyai prospek yang baik, dengan karakteristik sebagai berikut :
a.            Risiko tinggi
b.            Pertimbangan interaksi pemakai
c.             Jumlah pemakai banyak
d.            Dibutuhkan penyelesaian yang cepat
e.            Perkiraan tahap penggunaan sistem yang pendek
f.              Sistem yang inovatif
g.            Perilaku pemakai yang sukar ditebak.

DAFTAR PUSTAKA