Sabtu, 26 Januari 2013

Pengendalian : tujuan, ancaman dan prosedur

Pengendalian sistem informasi akuntansi

Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai: 
  • Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar, 
  • Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi), 
  • Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat, 
  • Semua transaksi dicatat dengan akurat, 
  • Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian, 
  • Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif. 

Ancaman dan pengendalian 

Beberapa ancaman dan pengendaliannya pada siklus pendapatan ini, umumnya seperti : 

a) Kehilangan Data, 
Pengendalian untuk hal ini adalah pengendalian akses (secara fisik dan logis). 

b) Kinerja yang buruk, 
Pengendalian untuk hal ini adalah melakukan persiapan dan tinjauan laporan kinerja. 

Pengendalian sistem informasi akuntansi

Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai: 
  • Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar, 
  • Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi), 
  • Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat, 
  • Semua transaksi dicatat dengan akurat, 
  • Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian, 
  • Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif. 

1. Penerimaan pesanan penjualan 
Pada aktivitas entri pesanan penjualan ada beberapa ancaman antara lain: 
  • Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat. 
  • Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk. 
  • Terjadi legitimasi pesanan. 
  •  Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga. 


Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu : 
  • Pemeriksaan edit entri data. 
  • Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan. 
  • Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-business. 
  • Sistem pengendalian persediaan. 

2. Pengiriman barang 
Pada aktivitas pengiriman barang ada beberapa ancaman antara lain : 
  • Kesalahan jumlah barang, alamat ataupun jenis barang yang dikirim. 
  • Pencurian persediaan. 

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu : 
  • Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan, pemindai kode garis, pengendalian aplikasi entri data. 
  • Batasi akses fisik ke persediaan. Dokumentasi semua transfer internal persediaan. Perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat. 

3. Penagihan dan piutang usaha 
Pada aktivitas penagihan dan piutang usaha ada beberapa ancaman antaralain: 
  • Kegagalan untuk menagih pelanggan. 
  • Kesalahan dalam penagihan. 
  • Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha. 

Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu : 
  • Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan. Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik. Rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan. 
  • Pengendalian edit entri data dan daftar harga. 
  • Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan 

4. Penagihan kas 
Pada aktivitas penagihan kas ancaman yang biasa terjadi adalah : 
  • Pencurian Kas. 

Hal ini dapat diatasi dengan beberapa cara, yaitu : Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas.


sumber :  http://ratulangayam.blogspot.com/2013/01/pengendalian-tujuan-ancaman-dan-prosedur.html
http://elyaza.blogspot.com/2013/01/pengendalian-tujuan-ancaman-dan-prosedur.html


Prosedur Pemrosesan Informasi

SIA harus menyediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini:
•Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.
•Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Oleh karenanya kami akan merumuskan masalah dalam desain sistem umum siklus pendapatan.
Model Data Siklus Pendapatan

• The REA data model provides one method for designing a data base that efficiently integrates both financial and operating data.
• A simplified REA data model for the revenue cycle of a manufacturing company should include the following information:
– Dua sumber utama (kas dan persediaan) berguna dalam siklus pendapatan
– SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Informasi Sekarang dan Masa Lalu
Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini :
• Menentukan harga produk dan jasa
• Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi
• Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan
• Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek
• Merencanakan kampanye pemasaran yang baru


Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Penilaian Kinerja
SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :
• Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
• Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
• Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
• Tingkat dan tren kepuasan pelanggan
• Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
• Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan
• Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan
• Keefektifan iklan dan promosi
• Kinerja staf penjualan
• Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit

sumber : http://elyaza.blogspot.com/2013/01/sia-didesain-untuk-mengumpulkan.html
http://ratulangayam.blogspot.com/2013/01/prosedur-pemrosesan-informasi.html


AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENDAPATAN

 
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Terdapat empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan : 

1. Entri pesanan penjualan

Fungsi entri pesanan penjualan mencakup aktivitas utama, yaitu :
a)      Mengambil pesanan dari pelanggan
b)      Persetujuan kredit pelanggan
c)      Memeriksa persediaan
d)      Menjawab permintaan pelanggan

Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh:
- Pemeriksaan validitas, Uji kelengkapan
- Uji kewajaran
- Persetujuan kredit
- Otorisasi umum, Batas kredit
- Otorisasi khusus:Pemeriksaan batas
Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut. Kemudian  Internally generated documents produced by sales order entry:
- Pesanan penjualan
- Slip pengepakan
- Kartu pengambilan barang



  2. Pengiriman

Proses pengiriman mencakup :
·         Pengambilan dan Pengepakan pesananan

·         Pengiriman pesanan


·       3.  Penagihan dan piutang usaha

Dua aktivitas yang dilakukan pada stage siklus pendapatan ini adalah:
1. Invoicing customer (Penagihan)
Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan kemana harus mengirimkan pembayaran.
2. Maintaining customer accounts (Pemeliharaan data piutang usaha)
Fungsi piutang usaha yaitumenggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.

      Dua cara dasar atau metode untuk mengurus data piutang usaha :
       Metode faktur terbuka
Para pelanggan biasanya membayar sesuai jumlah faktur tiap penjualan
       Metode pembayaran gabungan
Para pelanggan biasanya membayar sesuai dengan jumlah yang diperlihatkanpada lap[oran bulanan, bukan membayar setiap jumlah pada faktur penjualan


Type of billing system (Jenis sistem penagihan) :
Postbilling system: invoices are prepared after a copy of the bill of ladings is receiving from the shipping department. Postbilling system Are comon in manufacturing companies.
 (Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang-barang dikirim).

Prebilling system: invoices are prepared(but not sent) as soon as the order is approved.
(Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) sesegera pesanan disetujui)





·       4.  Penagihan kas

Dua bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah:
1. Kasir
2. Fungsi piutang dagang

Keputusan-keputusan  penting dan Kebutuhan Informasi:
1. Pentingnya pengurangn pencurian kas.
2. Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses phisik ke kas atau cek.
3. Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan vaktur aplikasi harus dikredit.

Dokumen, catatan, dan prosedur:
1. Cek diterima dan dikirim (disimpan).
2. Daftar pengiriman uang dipersiapkan dan dimasukkan secara on-line pelanggan, nomor faktur, dan jumlah setiap pembayaran.
3. The system performs a number of on-line edit checks to verify the accuracy of data entry.

Sumber :
http://alviemartika09.blogspot.com/2013/01/bab-siklus-pendapatan-penjualan-dan.html